سامانه مدیریت اسناد و مدارک راهبرد

یک سیستم مدیریت کیفیت یا تضمین کیفیت بدون یک سیستم مدیریت اسناد و مدارک قدرتمند، بر پایه‌ای سست بنا شده است. نگهداری و کنترل اسناد ایزو به روش دستی و سنتی، پرخطا و غیرقابل اطمینان است.

اما تصور کنید زمانی که ممیز بعدی شما از در وارد شود، شما با اطمینان کامل و تنها با یک کلیک بتوانید تمامی مدارک، تاریخچه نسخ و سوابق بازنگری را ارائه دهید. این چشم‌انداز در سیستم مدیریت اسناد و مدارک “راهبرد” دست یافتنی است.

سیستم مدیریت اسناد و مدارک راهبرد، این چالش را در هسته خود حل می‌کند. این سیستم کنترل کامل را با ایجاد پیوند با زیرسیستم فرایندها در اختیار شما قرار می‌دهد. این راه‌حل، انطباق‌پذیری را از یک دغدغه همیشگی به یک نقطه قوت تبدیل کرده و کیفیت، یکپارچگی و آمادگی همیشگی را برای ممیزی فراهم می‌آورد.

سیستم مدیریت اسناد و مدارک، به عنوان بخشی حیاتی از نرم‌افزار یکپارچه «راهبرد»، راه‌حلی نهایی برای این چالش است. این سیستم تنها یک انباره سند نیست، بلکه یک چارچوب هوشمند و ساختاریافته است که به طور ویژه برای مدیریت چرخه عمر کامل اسناد ایزو (از تدوین و تایید تا انتشار، بازنگری و بایگانی) طراحی شده است. این پلتفرم، بنیانی مستحکم برای استقرار، حفظ و بهبود مستمر سیستم‌های مدیریتی(مانند ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001  و  …) فراهم می‌کند و سازمان را برای موفقیت در ممیزی داخلی و خارجی آماده می‌سازد.

ویژگی‌های اصلی محصول:

• 1. ایجاد یکپارچگی و حذف پراکندگی اطلاعات:

     • مشکل: وجود نسخه‌های مختلف و تاریخ‌دار از یک سند در دپارتمان‌های مختلف.

     • راه‌حل: تمامی اسناد در یک مکان متمرکز و امن ذخیره می‌شوند. تنها نسخه اصلی و قابل استناد (Master Copy) در دسترس کاربران مجاز قرار می‌گیرد و از بروز خطاهای ناشی از استفاده از نسخه‌های تاریخ‌گذشته جلوگیری می‌کند.

  2. سهولت در بازنگری:

     • مشکل: فراموش کردن موعد بازنگری دوره‌ای اسناد مطابق با الزامات ایزو.

     • راه‌حل: سیستم به طور خودکار هشدارهای زمان‌بندی شده برای بازنگری اسناد ارسال می‌کند. این امر تضمین می‌کند که اسناد همواره به‌روز بوده و در اختیار فرآیندهای جاری سازمان هستند.

  3. امنیت و کنترل دسترسی:

     • مشکل: دسترسی تمامی کارکنان به همه اسناد و خطر تغییر یا حذف غیرمجاز.

     • راه‌حل: تعیین سطح دسترسی دقیق برای هر کاربر یا گروه کاربری (مشاهده، ویرایش، حذف، دانلود، تایید). این امر محرمیت اطلاعات را تضمین کرده و مطابق با اصل “نیاز به دانستن” در استانداردهای ایزو عمل می‌کند.

  4. آمادگی کامل برای Audit (داخلی و شخص ثالث):

     • مشکل: اضطراب و اتلاف وقت برای جمع‌آوری اسناد و مدارک مورد درخواست ممیزین .

     • راه‌حل: ممیز می‌توانند به سرعت و با چند کلیک به تمامی مستندات، تاریخچه تغییرات و گزارش تاییدیه‌ها دسترسی داشته باشند. این امر شفافیت را به حداکثر رسانده و روند audit را به فرآیندی سریع و بدون استرس تبدیل می‌کند.

  5. صرفه‌جویی در زمان و هزینه:

     • مشکل: اتلاف منابع برای چاپ، پخش، بایگانی فیزیکی و جستجوی دستی اسناد.

     • راه‌حل: حذف کاغذ و اتوماسیون کامل فرآیندها. جستجوی پیشرفته و هوشمند اسناد در کسری از ثانیه، بهره‌وری پرسنل را به طور چشمگیری افزایش می‌دهد.

  با به کارگیری این سیستم، سازمان شما نه تنها الزامات استانداردهای ایزو را به سادگی برآورده می‌کند، بلکه فرهنگ کیفیت و نظم را در تمامی سطوح سازمانی نهادینه می‌سازد.

این محصول مناسب چه کسانی است؟

• واحدهای تضمین کیفیت، سیستم ها و روش‌ها، سامانه ها
• مدیران سازمان که به دنبال مدیریت اصولی و صحیح اسناد منتشر شده در محیط کار خود هستند.

مزیت رقابتی محصول ما:

• با سیستم مدیریت فرایندها یکپارچه است.
• بسیار ساده و روان طراحی شده و با حداقل دانش کامپیوتری امکان استفاده برای کاربران مهیا شده است.

• مدیریت اسناد ایزو، فراتر IMS، DMS واقعی با سامانه راهبرد

قیمت محصول:

با توجه به ابعاد سازمان شما، قیمت منصفانه پیشنهاد خواهیم داد.

سوالات متداول (FAQ):

۱. این محصول برای چه سازمان هایی مناسب است؟
سیستم مدیریت اسناد و مدارک برای تمامی سازمانهایی که دارای واحد کنترل اسناد و یا تضمین کیفیت / سیستم ها و روش‌ها هستند مناسب است.

۲. آیا سیستم مدیریت اسناد، سوابق سند را نگهداری میکند؟
بله، با هر بار ایجاد ریویژن(نسخه) جدید، اطلاعات قبلی حفظ و نگهداری میشوند.

۳. آیا این محصول فقط برای سازمان های بزرگ است؟
خیر، این محصول برای کلیه شرکتها و سازمان هایی که برای دریافت گواهینامه ایزو ISO اقدام می نمایند مناسب است.

همین حالا اقدام کنید!

فرصت را از دست ندهید.

برای اطلاعات بیشتر کلیک کنید