سیستم مدیریت اسناد و مدارک​

مدیریت انبوهی از اسناد، دستورالعمل‌ها، فرم‌ها و گزارش‌های ممیزی، چالشی آشنا برای هر مدیر تضمین کیفیت (QA) است. آیا تا به حال به اشتباه از یک نسخه قدیمی یک دستورالعلی استفاده شده است؟ یا یک مدرک مهم در زمان ممیزی ایزو گم شده است؟

ما راه حل را می‌دانیم.

[سیستم مدیریت اسناد و مدارک راهبرد] یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیک (EDMS) قدرتمند و کاملاً منطبق بر الزامات استانداردهای ایزو (مانند ISO 9001:2015, ISO 13485, IATF 16949) است. این پلتفرم، فرآیندهای دست و پاگیر واحد QA شما را به جریانی خودکار، شفاف و عاری از خطا تبدیل می‌کند.

چرا سیستم مدیریت اسناد ما برای واحد تضمین کیفیت ضروری است؟

استانداردهای ایزو بر کنترل دقیق اسناد، دسترسی آسان و ردیابی تغییرات تأکید دارند. سیستم ما به طور خاص برای پاسخگویی به این نیازها طراحی شده است:

• کنترل نسخه‌ها (Version Control): دیگر نگران استفاده از نسخه‌های قدیمی نباشید. سیستم به طور خودکار آخرین نسخه هر سند را در دسترس قرار می‌دهد و تاریخچه کامل تغییرات را حفظ می‌کند.

• گردش کار هوشمند (Workflow): فرآیندهای بررسی، تأیید و انتشار اسناد را به صورت دیجیتال و با تعریف مسیرهای مشخص (مثلاً از تهیه کننده به سرپرست، مدیر QA و…) تعریف کنید. دیگر دنبال کاغذ دویدن تمام شده است!

• دسترسی امن و سطح بندی شده: تعیین کنید هر کاربر یا گروهی به چه اسنادی دسترسی داشته باشد. از اطلاعات محرمانه شرکت خود با امنیت بالا محافظت نمایید.

• آمادگی برای ممیزی (Audit Ready): در هر لحظه و تنها با چند کلیک، تمام مدارک و سوابق مورد نیاز ممیزی داخلی یا خارجی ایزو را ارائه دهید. ممیزی‌ها سریع‌تر، ساده‌تر و با استرس کمتر انجام خواهند شد.

• بایگانی و بازیابی سریع: هزاران سند را در یک مخزن مرکزی و سازمان‌یافته بایگانی کنید و در کسری از ثانیه آنچه نیاز دارید پیدا کنید.

 ویژگی‌های کلیدی سیستم مدیریت اسناد و مدارک [راهبرد]

• سازگاری کامل با الزامات ایزو 9001:2015 (بند 7.5 “اطلاعات مستند شده”)

• مدیریت چرخه عمر سند (Document Lifecycle) از ایجاد تا بایگانی/حذف

• اعلان‌های خودکار برای تاریخ انقضای اسناد، وظایف pending و…

• امضای دیجیتال برای تأییدیه‌های قانونی و رسمی

• گزارش‌گیری جامع و تحلیل داده برای پایش عملکرد فرآیندها

• پشتیبانی از انواع فرمت‌های فایل (PDF, Word, Excel, …)

• رابط کاربری ساده و فارسی که نیاز به آموزش پیچیده ندارد

 این سیستم چه مزایایی برای سازمان شما به ارمغان می‌آورد؟

• کاهش خطاهای انسانی و افزایش انطباق با استانداردهای کیفیت

• صرفه‌جویی چشمگیر در زمان و هزینه (کاهش مصرف کاغذ، حذف جستجوهای وقت‌گیر)

• افزایش بهره‌وری نیروی انسانی واحد QA و سایر واحدهای سازمانی

• تصمیم‌گیری دقیق‌تر بر اساس اطلاعات به روز و قابل اعتماد

• تقویت فرهنگ کیفیت در سراسر سازمان

 آیا این سیستم با استاندارد خاصی که من نیاز دارم مطابقت دارد؟

بله! سیستم مدیریت اسناد [شرکت راهکارهای توسعه مدیریت راهبرد] انعطاف‌پذیر است و می‌تواند برای پشتیبانی از الزامات مستندسازی طیف وسیعی از استانداردها پیکربندی شود، از جمله:

• ISO 9001 (مدیریت کیفیت)

• ISO 13485 (دستگاه‌های پزشکی)

• IATF 16949 (صنعت خودرو)

• ISO 14001 (مدیریت محیط زیست)

• ISO 45001 (ایمنی و بهداشت حرفه‌ای)

• ISO 27001 (امنیت اطلاعات)

زمان آن رسیده که مدیریت اسناد را از روش سنتی به عصر دیجیتال بیاورید.

برای اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما تماس بگیرید.

021-82802959